ÚčtoMost + POHODA: ako prepojiť účtovníctvo s AI

Účtovný program obsahuje veľké množstvo údajov, ale dostať sa ku konkrétnej odpovedi často znamená vedieť, ktorú agendu otvoriť, akú zostavu vybrať a aký filter nastaviť.

ÚčtoMost ponúka iný spôsob práce: používateľ položí otázku bežným jazykom a AI si podľa potreby vyžiada konkrétne údaje priamo z programu POHODA.

ÚčtoMost je integračná vrstva medzi AI a účtovným systémom POHODA. Umožňuje AI podľa pridelených oprávnení čítať údaje z POHODY a vykonávať podporované operácie zápisu.

Ako používateľské rozhranie môže slúžiť napríklad Claude alebo ChatGPT. Druhou možnosťou je zabudovať AI chat priamo do vlastnej aplikácie.

Čo môže AI v POHODE robiť

ÚčtoMost pracuje s údajmi a operáciami, ktoré poskytuje POHODA prostredníctvom svojej XML komunikácie a POHODA mServera.

Patria medzi ne napríklad faktúry, pohľadávky a záväzky, banka, pokladňa, objednávky, sklad, obchodní partneri, účtovný denník, interné doklady, zákazky, skladové pohyby a tlačové zostavy.

Používateľ preto nemusí presne vedieť, kde sa požadovaná informácia v POHODE nachádza. Môže sa opýtať napríklad:

• „Aké sme mali tržby za posledné tri mesiace?“
• „Ktoré faktúry momentálne nie sú uhradené?“
• „Koľko nám dlhuje zákazník XY?“
• „Ktorí zákazníci majú najvyššie pohľadávky po splatnosti?“
• „Porovnaj predaj za posledných šesť mesiacov.“
• „Nájdi neobvyklé pohyby alebo doklady, ktoré by mal účtovník skontrolovať.“
• „Pozri sa na finančné údaje za posledných šesť mesiacov a upozorni ma na veci, ktorým by mal majiteľ firmy venovať pozornosť.“

AI sama rozhodne, ktoré údaje potrebuje, vykoná potrebné požiadavky do POHODY a z výsledkov pripraví odpoveď.

Práve to je jeden z hlavných rozdielov oproti klasickému reportingu. Pre každú otázku nemusí vopred existovať samostatná obrazovka, zostava alebo filter.

Ako prepojenie technicky funguje

Integrácia je postavená na technológii MCP – Model Context Protocol.

MCP je štandard určený na prepájanie AI s externými systémami. Zjednodušene sa dá povedať, že AI dostane „ruky“: okrem generovania textu môže používať povolené funkcie iného systému.

V prípade ÚčtoMost vyzerá základná cesta takto:

Používateľ → Claude / ChatGPT → ÚčtoMost MCP → POHODA mServer → POHODA

AI teda nemá iba všeobecné znalosti o účtovníctve. Ak má používateľ príslušné oprávnenia, môže pracovať aj s konkrétnymi aktuálnymi údajmi danej spoločnosti.

Dva základné spôsoby používania

Priame pripojenie POHODY ku Claude alebo ChatGPT

Najjednoduchšia možnosť je používať ÚčtoMost priamo z podporovaného webového AI rozhrania.

Používateľ pracuje vo svojom Claude alebo ChatGPT a otázky zadáva rovnako ako v bežnom chate. ÚčtoMost na pozadí zabezpečí komunikáciu s POHODOU.

Tento variant nevyžaduje vývoj vlastnej aplikácie a je vhodný napríklad pre účtovníkov, majiteľov firiem alebo interné finančné oddelenia.

Dostupnosť pripojenia vlastného MCP závisí od konkrétneho AI produktu, plánu a nastavení pracovného priestoru.

AI chat zabudovaný do vlastnej aplikácie

Ak už firma prevádzkuje vlastný klientsky portál, ERP nadstavbu alebo inú aplikáciu, AI chat môže byť súčasťou tohto rozhrania.

Technicky je možné použiť napríklad OpenAI Responses API alebo API spoločnosti Anthropic a prostredníctvom nich sprístupniť funkcie ÚčtoMost.

Klient potom nemusí otvárať samostatný Claude alebo ChatGPT. Otvorí chat priamo v existujúcej aplikácii a zadá otázku textom alebo hlasom.

V tomto variante vznikajú náklady na použitie API modelu podľa cenníka vybraného poskytovateľa AI.

Pri použití webovej verzie AI naopak ÚčtoMost nevytvára samostatnú spotrebu API tokenov. Používateľ pracuje v rámci podmienok svojho existujúceho AI účtu.

ÚčtoMost môže fungovať popri Doklado alebo iných existujúcich integráciách

ÚčtoMost nemusí nahrádzať existujúce riešenia.

Ak firma používa napríklad Doklado + POHODA, Doklado môže naďalej zabezpečovať svoj súčasný proces spracovania a prenosu dokladov do POHODY.

ÚčtoMost sa pripája priamo k POHODE a poskytuje AI prístup k údajom, ktoré sa už v POHODE nachádzajú.

Schéma teda môže vyzerať napríklad takto:

Doklado → POHODA ← ÚčtoMost ← AI

Samostatná integrácia medzi Doklado a ÚčtoMost nie je pre tento scenár potrebná.

Rovnaký princíp platí aj pre ďalšie systémy, ktoré už s POHODOU komunikujú. ÚčtoMost môže fungovať ako ďalšia vrstva určená na AI analýzu a interaktívnu prácu s dátami.

Ako sa nastavujú prístupové práva

Bezpečnosť prístupu nezačína v AI, ale už priamo v POHODE.

V POHODE je možné vytvoriť jednotlivých používateľov a nastaviť, ku ktorým firmám, agendám a operáciám majú prístup.

Jeden používateľ môže mať napríklad právo čítať vydané faktúry a účtovný denník, ale nemusí mať právo doklady meniť alebo mazať. Iný používateľ môže mať širšie oprávnenia.

POHODA podporuje aj rozdielne práva pre jednotlivé účtovné jednotky. To je dôležité najmä pre účtovné kancelárie, ktoré vedú desiatky alebo stovky spoločností.

ÚčtoMost následne rešpektuje prístup vytvorený na strane POHODY. Na našej strane je navyše možné nastaviť integračný režim napríklad ako iba čítanie alebo čítanie a zápis.

Výsledkom je viacvrstvová ochrana: používateľ nemôže cez AI získať údaje, ku ktorým jeho účet v POHODE nemá prístup.

Existujúce účty účtovníkov a prístupy klientov

Ak účtovník už v POHODE používateľský účet má a jeho existujúce oprávnenia sú vhodné aj pre prácu cez ÚčtoMost, vo väčšine prípadov je možné použiť práve tento účet. Nie je potrebné vytvárať druhú identitu iba kvôli ÚčtoMost.

Ak má klient dostať samostatný prístup a vlastný účet v POHODE ešte nemá, je vhodné vytvoriť mu samostatného používateľa s minimálnymi potrebnými právami.

Tu je potrebné rozlišovať používateľský účet a licenciu POHODA.

Samotné vytvorenie nového mena používateľa v agende Prístupové práva nie je samostatne spoplatnená služba. Ak však nový spôsob prístupu znamená ďalšie súbežné využívanie POHODY a existujúca licencia na to nestačí, môže byť potrebné rozšíriť licenciu POHODA.

Preto v praxi platí: ak účtovník už POHODU používa a existujúca licenčná kapacita postačuje, pripojenie ÚčtoMost nemusí priniesť žiadny nový náklad na licenciu POHODA. Pri novom samostatnom prístupe klienta je potrebné skontrolovať existujúci typ licencie a počet dostupných licencií.

Platí sa samostatne za POHODA mServer?

POHODA mServer je súčasťou technológie POHODA určenej na online XML komunikáciu a v aktuálnom cenníku nie je vedený ako samostatne spoplatnený doplnok.

To však neznamená, že jeho prevádzka nemôže ovplyvniť licencovanie POHODY.

mServer technicky spúšťa POHODU v parametrickom režime. To, či pritom potrebuje samostatnú licenciu, závisí od spôsobu inštalácie.

Pri lokálnom použití sieťovej POHODY sa mServer a ďalšie parametrické spustenia môžu deliť o jednu licenciu s lokálne spustenými oknami. Pri terminálovej prevádzke môže mServer využívať ďalšiu licenciu nezávisle od používateľa pracujúceho v POHODE.

Pre nasadenie ÚčtoMost preto nie je potrebné kupovať samostatnú „licenciu mServera“, ale je potrebné overiť, či existujúca konfigurácia POHODY poskytuje dostatočnú licenčnú kapacitu.

Ako funguje viacero spoločností

POHODA mServer sa nekonfiguruje ako jeden univerzálny prístup ku všetkým databázam.

Konkrétna konfigurácia mServera je naviazaná na vybranú účtovnú jednotku. V praxi to znamená konkrétnu firemnú databázu a účtovné obdobie, s ktorým má daná konfigurácia pracovať.

Ak účtovná kancelária spracúva napríklad 50 klientov, nemusí AI automaticky dostať prístup ku všetkým 50 databázam.

Pre ÚčtoMost sa povolia iba tie spoločnosti, ktoré majú byť cez integráciu dostupné.

Na strane ÚčtoMost potom môže jeden účtovník pracovať s viacerými povolenými spoločnosťami, zatiaľ čo iný pracovník môže mať prístup iba k vybranej časti klientov.

Ak napríklad interná databáza samotnej účtovnej kancelárie nemá byť dostupná cez AI, jej prístup sa jednoducho nepovolí.

Používateľ bez technického prístupu k tejto databáze sa k jej údajom nedostane ani tým, že sa AI opýta na jej obsah.

Pre organizačné oddelenie práce je možné používať aj samostatné AI projekty pre jednotlivých klientov a do ich inštrukcií uviesť, s ktorou spoločnosťou sa má pracovať. Takéto projektové inštrukcie však slúžia na pohodlie používateľa, nie ako bezpečnostná hranica. Skutočné oprávnenie musí byť vždy vynútené na úrovni POHODA a integrácie.

Nastavenie POHODA mServera

Pre každú spoločnosť, ktorá má byť dostupná prostredníctvom ÚčtoMost, je potrebné nakonfigurovať POHODA mServer.

Pri konfigurácii sa okrem iného určuje účtovná jednotka a sieťový port, prostredníctvom ktorého mServer komunikuje.

Výsledkom je služba schopná prijímať požiadavky ÚčtoMost a odovzdávať ich programu POHODA.

Samotný mServer by sa nemal bez ďalšej ochrany publikovať priamo do internetu.

Medzi serverom s POHODOU a ÚčtoMost preto nastavujeme chránené sieťové prepojenie. Konkrétny spôsob závisí od infraštruktúry klienta a môže ísť napríklad o privátny sieťový kanál alebo VPN.

Čo ak POHODU prevádzkuje externá IT firma

Ak má účtovná kancelária POHODU umiestnenú na serveri externého dodávateľa, z technického pohľadu to nasadenie často skôr zjednoduší.

S IT dodávateľom môžeme priamo dohodnúť potrebnú konfiguráciu mServera, sieťové pravidlá a bezpečný spôsob komunikácie medzi serverom POHODA a ÚčtoMost.

Klient tak nemusí riešiť technické detaily sám. Dodávateľ serverového riešenia spravidla potrebuje iba informácie o požadovanom sieťovom spojení a konfigurácii mServera.

Práca s tlačovými zostavami a PDF

ÚčtoMost nemusí pracovať iba s jednotlivými položkami databázy. AI môže využiť aj tlačové zostavy vytvorené priamo programom POHODA.

Možný scenár je napríklad:

„Zober obraty účtu 311, vytvor v POHODE zostavu Kniha pohľadávok a porovnaj tieto dva zdroje. Nájdi prípadné rozdiely.“

AI môže najskôr získať účtovné údaje, následne vyžiadať vytvorenie príslušnej tlačovej zostavy a oba výsledky porovnať.

Pri PDF používame dva režimy.

Pri typoch dokumentov, ktoré sú povolené na priame spracovanie, môže byť výsledný súbor odovzdaný AI a analyzovaný automaticky.

Pri citlivejších typoch zostáv ÚčtoMost namiesto automatického odoslania vytvorí odkaz na stiahnutie. Používateľ si PDF najskôr skontroluje a až potom sa sám rozhodne, či ho odošle do AI.

Toto rozdelenie je zámerné.

Niektoré tlačové zostavy môžu obsahovať údaje fyzických osôb alebo iné informácie, ktoré používateľ pôvodne nemal v úmysle do AI odoslať. Pri takýchto výstupoch preto môže zostať medzi POHODOU a AI kontrola človekom.

Ktoré typy exportov sa môžu odovzdávať automaticky a ktoré majú vyžadovať samostatné stiahnutie, je možné konfigurovať.

Čítanie a zápis sú dve rozdielne úrovne rizika

Pre prvé testovanie odporúčame začať iba s čítaním údajov.

Používateľ si tak môže vyskúšať otázky nad faktúrami, pohľadávkami, skladom, účtovným denníkom alebo ďalšími agendami bez toho, aby AI mohla údaje v POHODE meniť.

Až následne je možné podľa konkrétneho použitia povoliť vybrané zapisovacie operácie.

Pri práci so zápisom je vhodné uplatňovať princíp minimálnych oprávnení: AI má mať povolené iba tie činnosti, ktoré daný používateľ skutočne potrebuje.

Čo je hlavnou výhodou ÚčtoMost

Hlavnou výhodou nie je vytvorenie ďalšieho pevného reportu.

Výhodou je, že používateľ nemusí vopred vedieť, aký report bude potrebovať.

Môže začať otázkou.

AI následne rozhodne, či potrebuje skontrolovať faktúry, banku, účtovný denník, sklad, zákazky alebo viacero rôznych zdrojov naraz.

To umožňuje riešiť aj otázky, na ktoré neexistuje jedna pripravená obrazovka.

Účtovník môže napríklad požiadať AI, aby porovnala dve rôzne evidencie, našla neštandardné doklady alebo pripravila vysvetlenie rozdielov. Majiteľ firmy sa zase môže pýtať na tržby, dlžníkov, cash flow alebo vývoj predaja bez toho, aby poznal štruktúru účtovného programu.

ÚčtoMost tak nemení POHODU ani existujúce účtovné procesy. Pridáva nad ne nové používateľské rozhranie – prirodzený jazyk.

ÚčtoMost aj pre ďalšie účtovné programy

ÚčtoMost je hotové riešenie, ktoré pripojí AI asistenta ChatGPT alebo Claude k účtovnému programu POHODA, Money S3, KROS OMEGA, ALFA plus alebo MRP-K/S bez migrácie údajov a bez výmeny programu.

Firma alebo účtovná kancelária tak môže do súčasného spôsobu práce pridať kontrolovanú samoobsluhu. Časť opakovaných otázok si klienti a kolegovia vyriešia cez AI a účtovník ušetrí čas na prácu, ktorá skutočne vyžaduje jeho pozornosť.

Ako začať

Najjednoduchší prvý krok je pripojiť testovaciu databázu POHODA k podporovanému AI rozhraniu a začať iba s oprávneniami na čítanie.

Na reálnych otázkach sa potom dá rýchlo overiť, ktoré agendy sú pre konkrétnu firmu najzaujímavejšie, aké prístupové práva jednotliví pracovníci potrebujú a či má zmysel neskôr povoliť aj vybrané operácie zápisu.

Následné produkčné nasadenie pozostáva z nastavenia používateľov a práv v POHODE, konfigurácie mServera pre požadované spoločnosti, vytvorenia bezpečného sieťového spojenia a pripojenia ÚčtoMost k vybranému AI rozhraniu.

Existujúci účtovný proces pritom môže zostať nezmenený. ÚčtoMost nad neho pridáva možnosť pracovať s údajmi POHODY prostredníctvom AI.